Dove incollarla

I client di posta non possono scaricare caratteri. Gmail rimuove i tag che ne consegnerebbero uno e Outlook su Windows ignora l’istruzione del tutto: un carattere scaricato sembrerebbe giusto a te e ricadrebbe su Times New Roman per la maggior parte di chi legge la tua email.

Per questo l’elenco dei caratteri qui è corto: ogni opzione è già installata sulle macchine di chi ti legge. Outlook su Windows è ancora più rigido — prende il primo nome di carattere che riconosce e sostituisce con Times New Roman tutto ciò che non riconosce, invece di scorrere l’elenco come farebbe un browser. Nulla su questo sito ti proporrà un carattere che si comporta in un modo per te e in un altro per chi ti legge.

Outlook classic su Windows disegna i messaggi con il motore di impaginazione di Microsoft Word, e Word non ha alcuna nozione di angolo arrotondato. L’immagine arriva quadrata a tutti quei lettori, e nessun markup lo cambia.

«Outlook» sono in realtà diversi programmi. Outlook.com nel browser, il nuovo Outlook per Windows e Outlook per Mac si appoggiano tutti a un motore di navigazione e arrotondano l’immagine correttamente; solo Outlook classic su Windows non lo fa. L’anteprima ha una scheda per ciascuno, così vedi entrambi gli esiti invece di indovinare.

L’arrotondamento, inoltre, produce un cerchio solo se l’immagine è già quadrata. Una foto rettangolare diventa ovale, e l’editor te lo dice invece di ritagliarla: ritagliare richiede un’istruzione che il motore di Word ignora pur continuando a rispettare la dimensione, e questo stira l’immagine.

Il tuo logo e la tua foto non viaggiano dentro il messaggio. A viaggiare è l’indirizzo, e il client di posta di chi ti legge preleva l’immagine da dove l’hai puntata: quell’indirizzo deve restare raggiungibile, pubblicamente e via https, per tutto il tempo in cui quelle email esistono.

Thunderbird blocca le immagini remote per impostazione predefinita e propone una barra per caricarle, mittente per mittente. kMail lascia scegliere a ciascuno. Gmail le preleva tramite il proprio proxy. Perciò una firma il cui senso dipende da un’immagine è una firma che buona parte di chi ti legge non vede mai: ecco perché ogni immagine qui ha un testo alternativo e una dimensione riservata, ed ecco perché nulla del tuo nome o dei tuoi contatti è disegnato come immagine.

Perché succede e cosa fare: la guida alle immagini

Ogni client dotato di modalità scura riscrive i colori del messaggio, e ognuno lo fa a modo suo. Gmail scurisce gli sfondi chiari e schiarisce il testo scuro. Outlook.com ripara il contrasto invece di invertire: mantiene un colore che già si legge e riscrive quello che non si leggerebbe. Apple Mail ribalta solo ciò che considera neutro — testo quasi nero su quasi bianco — e lascia stare tutto ciò che interpreta come colore di marca. Thunderbird può adattare un messaggio da un interruttore. kMail lo scurisce su uno sfondo quasi nero.

Nessuno di loro tocca le immagini. È questa la trappola da conoscere: un logo scuro salvato su sfondo trasparente sparisce su uno sfondo scuro, in tutti quanti. Un logo con un proprio sfondo chiaro, o abbastanza chiaro da reggere, la evita. Usa l’interruttore scuro sopra l’anteprima per controllare il tuo.

Il controllo della larghezza è un tetto massimo, non una misura fissa. La firma si restringe per stare in un telefono stretto invece di costringere a scorrere di lato, che è quello che farebbe una larghezza fissa.

Outlook classic su Windows ignora quel tetto e dimensiona la firma sul contenuto. Quello che invece rispetta è la larghezza del banner e della nota legale, quindi anche lì quei due blocchi — quelli che altrimenti occuperebbero tutta la larghezza del riquadro di lettura — restano legati al tuo numero. Le app di kMail vanno oltre e rimpiccioliscono il messaggio per farlo stare nello schermo; una firma già abbastanza stretta viene lasciata com’è.

Inviati un messaggio di prova prima di distribuire una firma, e leggilo nel client che i tuoi colleghi usano davvero. L’anteprima qui è un modello accurato di comportamenti documentati, non il client vero e proprio, e lo dichiara.

Per il resto: sii breve, tieni il senso nel testo e non in un’immagine, e scegli un carattere e un colore che sopravvivano a una riscrittura. Una firma che si legge con chiarezza quando ogni immagine è bloccata e ogni colore è stato ritoccato è una firma che funziona ovunque.