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Éditeur

Où la coller

Copiez d’abord la signature, puis suivez les étapes de votre messagerie.

Apple Mail

Pour cette application, utilisez « Copier la signature » : elle colle la signature mise en forme.

Apple Mail colle fidèlement le contenu mis en forme une fois une case décochée. La zone de signature peut n’afficher aucune image avant la rédaction d’un message ; c’est normal.

  1. Ouvrez Mail, puis Réglages (Préférences sur les macOS plus anciens), puis Signatures.
  2. Sélectionnez votre compte dans la colonne de gauche — pas « Toutes les signatures » — et cliquez sur + pour ajouter une signature. Nommez-la.
  3. Décochez « Toujours utiliser la police par défaut du message », puis collez avec Cmd+V.
  4. Sous « Choisir une signature », en bas, sélectionnez-la pour ce compte.
  5. Rédigez un nouveau message à votre adresse pour la voir en place, images comprises.
Gmail

Pour cette application, utilisez « Copier la signature » : elle colle la signature mise en forme.

Gmail conserve les styles en ligne et supprime tout le reste — exactement ce dont cette signature est faite.

  1. Dans Gmail sur le web, ouvrez les Paramètres via l’icône d’engrenage, puis Voir tous les paramètres.
  2. Dans l’onglet Général, descendez jusqu’à Signature et choisissez Créer. Nommez-la.
  3. Cliquez dans la zone d’édition et collez avec Ctrl+V (Cmd+V sur Mac).
  4. Sous Valeurs par défaut de la signature, sélectionnez-la pour les nouveaux messages et pour les réponses et transferts.
  5. Descendez en bas de page, choisissez Enregistrer les modifications, puis envoyez-vous un message de test.
kMail (Infomaniak)

Pour cette application, utilisez « Copier le HTML » : elle prend le code lui-même.

L’éditeur de signatures de kMail possède un mode code source HTML ; collez-y le code. Coller la signature mise en forme dans l’éditeur normal fonctionne aussi, mais conserve moins la mise en page.

  1. Ouvrez Mail sur ksuite.infomaniak.com/mail, puis l’icône Paramètres en haut à droite.
  2. Choisissez l’adresse e-mail dans le menu de gauche, puis Signatures, puis Ajouter. Nommez-la.
  3. Passez l’éditeur en code source HTML, collez le code, puis enregistrez.
  4. Dans les paramètres de la signature, définissez-la par défaut pour les nouveaux messages et pour les réponses et transferts.
  5. Les applications Infomaniak Mail sur iOS et Android utilisent la même signature. Envoyez-vous un message de test.
Outlook (bureau)

Pour cette application, utilisez « Copier la signature » : elle colle la signature mise en forme.

Outlook classique affiche les messages avec le moteur de mise en page de Word. Le collage fonctionne ; si la mise en page bouge, le passage par le fichier .htm de l’étape 4 est le plus fidèle.

  1. Allez dans Fichier, puis Options, puis Courrier, puis Signatures. (Depuis un nouveau message : Message, Signature, Signatures.)
  2. Choisissez Nouveau, nommez la signature et collez dans la zone Modifier la signature avec Ctrl+V.
  3. Sous Choisir une signature par défaut, sélectionnez-la pour Nouveaux messages et pour Réponses/transferts, puis OK.
  4. Si le résultat semble décalé : utilisez plutôt « Télécharger le .htm », ouvrez le fichier dans un navigateur, sélectionnez tout, copiez et collez cela dans la même zone.
  5. Envoyez-vous un message de test et lisez-le dans Outlook classique lui-même — c’est le client qui l’affiche différemment.
Outlook.com (web)

Pour cette application, utilisez « Copier la signature » : elle colle la signature mise en forme.

Outlook.com, le nouveau Outlook pour Windows et Outlook pour Mac partagent un même éditeur : les mêmes étapes servent aux trois.

  1. Ouvrez les Paramètres via l’icône d’engrenage, puis Comptes, puis Signatures. (Outlook pour Mac : menu Outlook, Réglages, Signatures.)
  2. Choisissez Nouvelle signature et donnez-lui un nom.
  3. Cliquez dans la zone d’édition et collez avec Ctrl+V (Cmd+V sur Mac).
  4. Cochez-la pour les nouveaux messages et pour les réponses et transferts, puis Enregistrer.
  5. Envoyez-vous un message de test et ouvrez-le aussi sur un téléphone.
Thunderbird

Pour cette application, utilisez « Copier le HTML » : elle prend le code lui-même.

Thunderbird prend le HTML lui-même et bloque les images distantes par défaut jusqu’à ce que le lecteur les autorise — l’onglet Thunderbird de l’aperçu montre exactement cela.

  1. Ouvrez les Paramètres des comptes — depuis le menu, ou par un clic droit sur le compte dans la liste des dossiers.
  2. Sélectionnez le compte. Sous Texte de signature, cochez Utiliser HTML.
  3. Collez le code dans la zone de signature.
  4. Ou : utilisez « Télécharger le .htm », cochez « Apposer la signature à partir d’un fichier » et choisissez ce fichier.
  5. Fermez les paramètres ; les nouveaux messages de ce compte portent la signature. Envoyez-vous un test et autorisez le contenu distant pour voir les images.

Pourquoi mes images n’apparaissent-elles pas ?

Votre photo, votre logo et votre bannière ne sont pas dans le message. La signature porte leurs adresses, et la messagerie de chaque lecteur décide d’aller les chercher ou non. Voici les raisons pour lesquelles elle ne le fait pas, et quoi faire pour que la signature fonctionne quand même.

  • Outlook pour Windows bloque les images distantes par défaut

    Outlook classique affiche une barre proposant de télécharger les images, message par message, et beaucoup de gens n’y touchent jamais. En entreprise, Outlook est souvent réglé pour ne jamais les télécharger.

  • Les serveurs de messagerie des entreprises les retirent ou les réécrivent

    Les règles de transport Exchange, les passerelles de messagerie et les scanners de sécurité peuvent supprimer les images distantes, remplacer leurs adresses par un lien vérifié ou bloquer des hôtes inconnus. L’expéditeur voit la signature ; le lecteur voit un vide.

  • Gmail va les chercher via son propre proxy

    Gmail copie l’image par les serveurs de Google à la première ouverture du message. L’adresse doit être publique et en https ; le premier chargement peut prendre un instant, et un hôte qui refuse le robot de Google n’affiche rien.

  • Thunderbird et kMail les bloquent tant que le lecteur ne les autorise pas

    Les deux traitent le contenu distant comme une décision de confidentialité : une barre demande s’il faut le charger, par expéditeur ou par message. D’ici là, chaque image est un emplacement portant sa description.

  • Le mode sombre avale un logo sombre sur fond transparent

    Aucun client n’inverse les images. Une marque sombre enregistrée sur fond transparent disparaît sur le fond sombre — dans Gmail, Outlook.com, Apple Mail, Thunderbird et kMail.

Que faire

  • Gardez la signature lisible sans aucune image : nom, fonction et coordonnées en texte, jamais en image.
  • Renseignez toujours la description (texte alternatif). C’est ce qu’une image bloquée affiche, et c’est ce que le lecteur reçoit.
  • Ne mettez jamais une information essentielle — un numéro de téléphone, une adresse web — uniquement dans une image.
  • Préférez des adresses https sur un hôte fiable que vous contrôlez, et gardez-les en ligne aussi longtemps que les messages existent.
  • Donnez à un logo sombre son propre fond clair, ou utilisez une version assez claire pour survivre à un fond sombre.

L’onglet Thunderbird au-dessus de l’aperçu montre exactement cela : toutes les images bloquées, chaque emplacement avec sa description, et si la signature dit encore qui vous êtes.

Quoi donner à chaque emplacement

  • Photo

    Affichée sur 40–200px de large, selon le curseur du panneau Apparence. Un JPG ou PNG carré de 200–400px de côté couvre toutes les tailles nettement sur un écran retina ; recadrez-la au carré avant d’activer l’arrondi, sinon le cercle devient un ovale.

  • Logo de l’entreprise

    Affiché petit — jusqu’à environ 120×20px à côté de la ligne de l’entreprise, ou jusqu’à 160px de large avec la commande de largeur explicite. Un PNG transparent de 120–200px de haut à la source garde des contours propres à toutes ces tailles.

  • Bandeau

    Affiché à la largeur de la signature elle-même — 480 à 720px, selon la commande de largeur — la hauteur suivant l’image. Un JPG ou PNG au double de cette largeur, 1200–1440px, reste net sur un écran moderne ; gardez-le nettement plus large que haut, sinon il devient une affiche.

  • Icônes

    Les icônes des lignes de contact et des réseaux sociaux sont les nôtres, servies depuis subsigno.com. Rien à préparer, rien à héberger.

Chaque emplacement prend une adresse https publique — un lien que la messagerie de n’importe quel lecteur peut charger, jamais un fichier sur votre machine. Gardez chaque image sous environ 200 Ko : elle voyage avec chaque message envoyé. Le chercheur de la section Entreprise peut tirer des candidates directement de votre propre site.

Pourquoi ma signature change-t-elle d’une messagerie à l’autre ?

Parce qu’une messagerie n’est pas un navigateur. Chacune décide seule de ce qu’elle garde de votre mise en forme, et les différences ci-dessous sont celles qui changent vraiment ce que voit votre lecteur.

La police n’est pas celle que j’ai choisie

Les messageries ne savent pas télécharger de police. Gmail retire les balises qui en fourniraient une, et Outlook sous Windows ignore purement et simplement l’instruction — une police téléchargée aurait donc l’air juste chez vous et retomberait sur Times New Roman pour la plupart de vos lecteurs.

C’est pour cela que la liste de polices est courte ici : chaque option est déjà installée sur les machines de vos lecteurs. Outlook sous Windows est plus strict encore — il retient le premier nom de police qu’il reconnaît et remplace par Times New Roman tout ce qu’il ne reconnaît pas, au lieu de parcourir la liste comme le ferait un navigateur. Rien sur ce site ne vous proposera une police qui se comporte autrement chez vous que chez votre lecteur.

Ma photo ronde arrive carrée

Outlook classic sous Windows compose les messages avec le moteur de mise en page de Microsoft Word, et Word n’a aucune notion d’angle arrondi. L’image arrive carrée chez tous ces lecteurs, et aucun balisage n’y change quoi que ce soit.

« Outlook », ce sont en réalité plusieurs programmes différents. Outlook.com dans un navigateur, le nouvel Outlook pour Windows et Outlook pour Mac s’appuient tous sur un moteur de navigateur et arrondissent correctement l’image ; seul Outlook classic sous Windows ne le fait pas. L’aperçu a un onglet pour chacun, afin que vous voyiez les deux résultats plutôt que de les deviner.

L’arrondi ne donne un cercle que si l’image est carrée au départ. Une photo rectangulaire devient ovale, et l’éditeur le dit plutôt que de la recadrer — recadrer demande une instruction que le moteur de Word ignore tout en respectant la taille, ce qui étire l’image.

Mes images ne s’affichent pas du tout

Votre logo et votre photo ne voyagent pas dans le message. C’est l’adresse qui voyage, et la messagerie de chaque lecteur va chercher l’image là où vous l’avez pointée — cette adresse doit donc rester joignable, publiquement et en https, aussi longtemps que ces messages existent.

Thunderbird bloque les images distantes par défaut et propose une barre pour les charger, expéditeur par expéditeur. kMail laisse chacun décider. Gmail les récupère via son propre proxy. Une signature dont le sens dépend d’une image est donc une signature qu’une bonne part de vos lecteurs ne voit jamais — d’où le texte alternatif et la taille réservée sur chaque image ici, et d’où le fait que rien de votre nom ni de vos coordonnées n’est dessiné sous forme d’image.

Pourquoi cela arrive, et que faire — le guide des images

Le mode sombre change mes couleurs

Toutes les messageries dotées d’un mode sombre réécrivent les couleurs des messages, et chacune à sa façon. Gmail assombrit les fonds clairs et éclaircit le texte foncé. Outlook.com répare le contraste au lieu d’inverser : il conserve une couleur qui se lit déjà et réécrit celle qui ne se lirait pas. Apple Mail ne bascule que ce qu’il juge neutre — texte quasi noir sur quasi blanc — et laisse tranquille tout ce qu’il prend pour une couleur de marque. Thunderbird peut adapter un message via une option. kMail l’assombrit sur un fond quasi noir.

Aucune ne touche aux images. C’est le piège à connaître : un logo sombre enregistré sur fond transparent disparaît sur un fond sombre, dans toutes sans exception. Un logo avec son propre fond clair, ou assez clair pour tenir, l’évite. Utilisez le bouton sombre au-dessus de l’aperçu pour vérifier le vôtre.

La largeur n’est pas celle que j’ai réglée

Le réglage de largeur est un plafond, pas une taille fixe. La signature se réduit pour tenir sur un téléphone étroit au lieu d’imposer un défilement latéral, ce que ferait une largeur fixe.

Outlook classic sous Windows ignore ce plafond et ajuste la signature à son contenu. Ce qu’il respecte, en revanche, c’est la largeur du bandeau et de la mention légale : ces deux blocs — ceux qui occuperaient sinon toute la largeur du volet de lecture — y sont donc tenus à votre chiffre eux aussi. Les applications kMail vont plus loin et dézooment le message pour le faire tenir à l’écran ; une signature déjà assez étroite est laissée telle quelle.

Alors, que faire de tout cela ?

Envoyez-vous un message de test avant de déployer une signature, et lisez-le dans la messagerie que vos collègues utilisent réellement. L’aperçu proposé ici est une modélisation soignée de comportements documentés, pas la messagerie elle-même, et il le dit.

Pour le reste : restez bref, gardez le sens dans le texte plutôt que dans une image, et choisissez une police et une couleur qui survivent à une réécriture. Une signature qui se lit clairement quand toutes les images sont bloquées et toutes les couleurs ajustées est une signature qui fonctionne partout.

Comment ajouter un bouton ?

Il n’y a pas de générateur de boutons dans l’éditeur, et c’est délibéré — mais un bouton dans un e-mail est plus simple qu’il n’en a l’air, et il y a deux façons honnêtes d’en faire un.

En image (recommandé)

  1. Dessinez le bouton comme une image — un rectangle portant votre texte — d’environ 1200 pixels de large pour qu’il reste net sur un écran moderne.
  2. Mettez-la en ligne à un endroit public servi en https, et copiez son adresse.
  3. Collez l’adresse dans URL de l'image du bandeau, sous Extras, indiquez où il doit mener dans Le bandeau renvoie à, et décrivez-le dans Description du bandeau pour celles et ceux dont les images sont bloquées.
  4. C’est un vrai bouton cliquable dans toutes les messageries, parce que ce n’est qu’une image porteuse d’un lien — le plus vieux truc de l’e-mail, et celui que rien ne casse.

En cellule de tableau colorée

  1. L’autre voie est un tableau d’une seule cellule avec une couleur de fond, un peu de marge intérieure et un lien à l’intérieur. Il reste net à tous les zooms, il ne coûte aucune image, et il s’affiche même quand les images sont bloquées.
  2. Ce doit être une cellule de tableau avec marge intérieure, pas un lien avec marge intérieure : Outlook ignore la marge sur un lien et vous obtenez une simple ligne de texte.
  3. C’est exactement ainsi que la mise en page Bandeau avec appel à l'action dessine son bouton — choisissez-la, renseignez le texte et le lien du bouton, et vous en avez un sans rien écrire.
  4. Si vous collez votre propre balisage dans un champ de signature, la forme ci-dessous est celle à copier.

Pour la voie image, Canva, Figma et Photopea proposent tous une formule gratuite qui fait cela en deux minutes ; GIMP le fait hors ligne. Tous exportent un PNG.

Le balisage dont un bouton a besoin
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